Inkoop is een middel om een bijdrage te leveren aan het behalen van de vele doelstellingen van de gemeente. Veel van onze dienstverlening wordt gezamenlijk tot stand gebracht met leveranciers waarmee we een inkooprelatie onderhouden.
Kaderstellende beleidsnota’s
- Coalitieakkoord 2022-2026
- Uitvoeringsprogramma 2022-2026
- Duurzaamheidsprogramma De Fryske Marren
- Inkoop- en aanbestedingsbeleid De Fryske Marren 2022.
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid van De Fryske Marren staan de uitgangspunten die de gemeente wil bereiken met inkoop:
- Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
- Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
- Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.
- Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.
- Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeente.
- Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor ondernemers.
In 2019 heeft het college besloten het ambitiedocument circulair inkopen van de vereniging Circulair Friesland te ondertekenen. De ambities die worden genoemd in de samenwerkingsagenda “Fryslan koopt circulair in 2021-2035” zijn:
- In 2025 is 25% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- In 2030 is 75% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- In 2035 is 100% van de inkopen van Friese overheden circulair.
- Jaarlijks ontwikkelen we tenminste 1 Fries icoonproject circulair inkopen.
- In 2025 hebben Friese overheden tenminste één gezamenlijk circulair inkooptraject gerealiseerd.
In 2020 is vastgesteld dat per 1 januari 2021 bij meervoudig onderhandse aanbestedingen voor werken (bij RAW-bestekken) alleen leveranciers worden uitgenodigd die trede 5 zijn gecertificeerd op CO2-Prestatieladder.
Wat willen wij bereiken
- Meest maatschappelijke waarde voor publieke middelen
Bovenstaande uitgangspunten willen we bereiken door het op innovatieve en slimme wijze uitvoeren van inkoopprocedures en aanbestedingen. We willen dit organisatie breed blijvend verankeren. Hiermee willen we de kwaliteit van inkopen borgen. Cluster inkoop en aanbesteden speelt daarbij een grote regisserende en adviserende rol.
- Kwaliteit van inkopen borgen
Daarnaast willen we bereiken dat de benodigde kennis ook decentraal geborgd is en blijft in de organisatie. Ook dit is een onderdeel van kwaliteitsborging. Voor aanbestedingen onder de drempel zijn teams decentraal verantwoordelijk. Decentrale inkopers moeten dus goed op de hoogte zijn van doelen in het beleid en de geldende wet- en regelgeving. Zij kunnen daarbij bijgestaan worden door de inkoopadviseurs vanuit het cluster.
Wat willen we ervoor doen
Vanuit de centrale inkoopcoördinatie gaan we, net zoals voorgaande jaren, de inkoopkalender onderhouden, informatiebijeenkomsten organiseren en onze inkoopformats actualiseren. Daarnaast optimaliseren we het inkoopproces met feedback uit de praktijk. Ook bouwen we meer momenten in om actief te adviseren en feedback te geven gedurende het volledige traject van aanvraag tot contract dat in het contractbeheerssysteem staat. We zetten in op de ontwikkeling van het contractmanagement proces, zodat we afspraken borgen, monitoren en nakomen. Daarnaast blijft er aandacht voor het voldoen aan de rechtmatigheid en de bevindingen die voortkomen uit de accountantscontrole. We zorgen onder andere voor een risicogerichte aanpak. En door meer tijdens het decentraal uitgevoerde inkooptraject betrokken te zijn verwachten we een kleinere foutmarge bij de uitvoer ervan. Zo komen we en blijven we beter in control op onze inkoop en aanbestedingen.
Trends en ontwikkelingen
- De complexiteit van inkoop en aanbestedingen neemt toe
Er moeten steeds meer geconcretiseerde doelstellingen met inkoop worden behaald, met daarnaast de doelmatigheid en rechtmatigheid als kaders voor de uitvoering. We zien met name dat het voldoen aan de wet- en regelgeving (rechtmatigheid) blijvend aandacht vergt. En dat de markt verzakelijkt, waardoor wij als opdrachtgever steeds scherper moeten zijn. Niet alleen tijdens het inkoopproces, maar ook daarna in het contractmanagement.
- Toename juridisering
De wet- en regelgeving draagt eraan bij dat er bij het vakgebied inkoop en aanbesteden sprake is van een verregaande juridisering. Binnen de huidige wijze van organisatie van de inkoopfunctie (decentrale verantwoordelijkheid/inkopers en een centrale coördinatie) is en blijft dit een lastige opgave om hiermee te werken. We verwachten ook hier dat een meer betrokken adviseursrol tijdens de uitvoer van decentrale inkooptrajecten gaat helpen om de kwaliteit van de inkoopfunctie en de rechtmatigheid en doelmatigheid in de breedte te borgen.
- Circulair inkopen
In de uitvoer van trajecten zal de komende jaren de nadruk komen te liggen op duurzaamheid en specifiek circulariteit. Vanuit cluster duurzaamheid is er budget beschikbaar om de kennis rondom circulair inkopen organisatie breed te vergroten. Cluster inkoop en aanbesteden is in nauwe samenwerking met cluster duurzaamheid aan de slag om dit onderwerp effectief in de organisatie te laten landen. Een onderdeel van de adviserende rol van cluster inkoop is het aanjagen van circulaire keuzes in een inkooptraject. Daarnaast geven we vanuit koplopers en pilotprojecten een impuls aan het circulair inkopen.